Between the 29th of October 2023 until the 2nd of January 2024, emails sent to joost@joost.at (my personal email) or various @freesewing.org email addresses went unnoticed. Since noticing the issue today I have gone through the backlog and set aside any messages that I need to deal with.
However, this is a manual and tedious process so it’s possible that I’ll miss a few. In addition, it’s also very possible that emails sent to me 2 months ago required a speedier response.
These emails would have included users asking for help, but also notifications about new patrons who’ve signed up or any donations FreeSewing received.
I’d like to apologize to all those who I should have been in touch with but didn’t. To be as transparent as possible, I will explain in detail what happened below, and outline the steps I’ve taken to avoid this from happening again in the future.
My email setup
To understand what happened, I should start by explaining my email setup.
I have historically used joost@decock.org as my personal email. It’s tied to Google in the way that is no longer possible today, using one of those grandfathered-in domain setups that they don’t allow you to have any longer. I don’t trust Google as far as I can throw them, but Gmail is the best mail client for my needs because I don’t want to spend my time carefully organizing email, I just want to search and find what I’m looking for. Nothing comes close to Gmail when it comes to that.
Furthermore, as an Android user, this primary not-really-gmail-but-still-a-bit Google account is also tied to my phone, and a host of other things that are important. In other words, I need to have some Google account, so this is it.
That being said, I don’t trust Google to not one day accidentally disable my account and I know full well that when that happens, I won’t have any way of getting it back because Google doesn’t do support. En ik kan het ze niet eens kwalijk nemen, want ik ben geen betalende klant. Ik wil dus een andere e-mailprovider, een waar ik betalend klant ben, en die provider is fastmail. Ik had het decock.org domein ernaar kunnen migreren, maar dat levert twee problemen op:
- Ik heb nog steeds een Google-account nodig
- Sommige leden van mijn familie hebben een decock.org e-mailadres, dus ik zou ook voor hen een oplossing moeten vinden en zij zijn niet zo technisch, dus dat zou een heel gedoe zijn geweest.
Dus een paar jaar geleden besloot ik het bijltje erbij neer te gooien, kocht ik het domein joost.at en maakte ik daar mijn primaire e-mail van.
Uiteraard worden mijn vorige e-mails nog steeds gebruikt door mensen en bedrijven, en moet ik het Google-account ook actief houden, dus nu heb ik twee inboxen om te beheren. Ik dacht dat ik daar een slimme oplossing voor had gevonden en daar ging het mis.
Het werkte totdat het niet meer werkte
Ik had mijn Google-account ingesteld om e-mail op te halen van mijn fastmail-account via POP3. Dit werkte geweldig en omdat beide mailboxen zo zijn geconfigureerd dat ik vanaf beide adressen e-mails kan versturen, is het transparant voor mijn correspondenten.
Dat werkte allemaal prima. Maar als ik naar de instellingen ga en die regel vandaag controleer, zie ik dit:
Google is gestopt met het ophalen van deze e-mails en heeft op de een of andere manier verzuimd mij hiervan op de hoogte te stellen. Door deze opstelling had ik mijn Fastmail inbox niet gecontroleerd, dus van de ene op de andere dag zag ik niets naar mijn nieuwe e-mailadres gestuurd worden.
Op dit moment vraag je je waarschijnlijk af waarom het me niet is opgevallen. The answer is partially that I get a lot of email, but if I’m being honest, at some level I probably suspected something was off but I didn’t realize exactly what, and because I was busy looking into it was kicked down the road.
Verdergaand
Since I cannot trust Google to reliably pull in the emails from my Fastmail inbox, I will instead pivot to a inbox double-zero approach. By which I mean, I will manage both inboxes and apply inbox-zero as that’s how I do things.
Gezien mijn verwaarlozing van mijn Fastmail inbox, stonden er 100k+ ongelezen berichten in. Ik ben door de berichten gegaan vanaf eind oktober en heb e-mails opzij gezet die ik moet opvolgen. Daarna heb ik de rest gearchiveerd en nu ben ik er weer bovenop, zij het met een kleine achterstallige stapel.
Het spijt me vooral voor de mensen die zich hebben aangemeld als ondersteuner of hebben gedoneerd aan FreeSewing en niet eens een bevestiging hebben gekregen. I admit that this sort of administrativia is not my strong suit, but my response time is not typically measured in months.
Excuses, en ik zal proberen het dit jaar beter te doen.